CCO André Hermsen over datamanagement en compliance bij ASML

Als toonaangevende leverancier van lithografiesystemen staat het Nederlandse ASML aan de top van de microchipindustrie. ASML’s systemen zijn als enige in de wereld in staat om geavanceerde chips te produceren op grote schaal. De invloed die het bedrijf daardoor heeft in de wereld is immens. Op de homepagina van hun website omschrijven ze treffend: ‘We maken waarschijnlijk deel uit van het elektronische apparaat dat je nu gebruikt.’ De invloed van ASML is ook internationale overheden niet ontgaan. Toenemende wetgeving en strengere exportmaatregelen vragen steeds meer van de organisatie. Ook op het gebied van datamanagement. André Hermsen, Chief Compliance Officer bij ASML, vertelt meer over de inspanningen van ASML ten aanzien van compliance en datamanagement.

Door technische innovatie en globalisering is er steeds meer behoefte aan toezicht en regulering van organisaties. Ook ASML ontkomt er niet aan. Als antwoord op deze toename in wetgeving, besloot de organisatie een aantal jaar geleden hun inspanningen op het gebied van compliance op te schroeven. Te beginnen met het aanstellen van een Chief Compliance Officer. André Hermsen was de aangewezen persoon. Met meer dan 20 jaar ervaring in financiën en een achtergrond in compliance bij Fokker Technologies en GKN Aerospace, ging hij in 2021 het avontuur aan bij ASML. ‘Ik ben eerst begonnen in een andere rol, die van Senior Director, maar er werd al snel duidelijk dat ze iemand zochten voor de positie van Chief Compliance Officer. Ik was de geschikte kandidaat. Dat is inmiddels alweer meer dan 2 jaar geleden.’

In totaal heeft André vier teams onder zijn hoede, die zich bezighouden met Export Controle & Sancties, Ethics Business Integrity & Privacy en Compliance processen. ‘De mensen in mijn team zijn verspreid over de hele wereld. Meer dan de helft werkt in Nederland, maar we hebben ook mensen werken in de Verenigde Staten, Korea, Taiwan en China. Het Export Control & Sanctie team is op dit moment de afdeling die het meeste van mijn tijd en aandacht vraagt. ASML is namelijk midden in een enorm geopolitiek speelveld terechtgekomen.’

GEOPOLITIEKE UITDAGINGEN

ASML werd het afgelopen jaar geconfronteerd met strengere exportmaatregelen die werden opgelegd vanuit de Verenigde Staten en Nederland. Hierdoor mogen ze minder chipmachines leveren aan China, een van ASML’s grootste afnemers. Dit om de technologische ontwikkeling in China tegen te gaan. ‘Deze ontwikkeling leidt natuurlijk tot veel discussies over Export Controle regels. We spreken met verschillende overheden over de veranderende regelgeving. Dat doen we op elk niveau. Er wordt met ministers gesproken, maar ook met mensen die bezig zijn met de uitvoering en het schrijven van de wetgeving. Daarvoor zijn we als organisatie belangrijk genoeg. Dit alleen al vraagt veel van onze tijd.’

Dat ASML moet voldoen aan wetgeving is niet nieuw, maar de hoeveelheid, complexiteit en vooral de snelheid ervan is een ontwikkeling die ze niet zagen aankomen. ‘Een paar jaar geleden hadden we soms alleen een uitvoervergunning nodig als we producten verkochten aan klanten in andere landen. En die kregen we bijna altijd. Inmiddels vallen onze producten steeds meer onder controle beperkingen. Niet alleen op politiek gebied vraagt het veel van ons, ook technisch en operationeel. De wijzigingen in processen die hieruit voortvloeien, hebben veel impact op onze organisatie. Hierbij speelt datamanagement en het hebben van goede datakwaliteit ook een steeds belangrijkere rol. Heb je je data namelijk niet op orde, dan kun je niet aantonen of je voldoet aan de regels.’

EEN COMPLIANCE MINDSET

Vanuit de compliance afdeling is er daarom een sterke drive om meer te doen met alle beschikbare data in de organisatie. Hiermee bereiden ze zich voor op wat er mogelijk komen gaat qua wetgeving. ‘Door toenemende wetgeving worden we gestuurd naar een compliance mindset vergelijkbaar als in de financiële wereld. Deze mindset houdt in dat compliance een integraal onderdeel wordt van de organisatie.’ Om dit te bereiken, werken André en zijn teams nauw samen met het centrale data office en data owners van verschillende afdelingen. ‘ASML hanteert een federatieve aanpak, wat betekent dat elke afdeling verantwoordelijk is voor hun eigen data-activiteiten. Daarnaast zorgt het centrale data office voor het handhaven van de governance en standaarden en bieden ze ook ondersteuning met bijvoorbeeld tooling en analytics.’

Deze data-aanpak zorgt voor meer flexibiliteit en schaalbaarheid. Dat is – helemaal in een grote en complexe organisatie als ASML – van groot belang. Bovendien resulteert deze aanpak vaak in meer doelgerichte data-oplossingen, omdat de business zelf meer begrip heeft van de dataproblemen en specifieke data behoeften. Vanuit deze sterke basis kan er volgens André ook efficiënt worden toegewerkt naar een compliance mindset. Met als eerste stap in de goede richting: het implementeren van compliance software. ‘Door te werken met compliance software zijn we beter in staat om te voldoen aan complexe eisen van toezichthouders. De software automatiseert nalevingstaken en biedt een goed inzicht, waardoor we efficiënter kunnen werken. Zo kunnen we sneller reageren op nieuwe wetgevingen en kunnen we makkelijker rapporteren met de juiste data.’

Naast technologische veranderingen, is het ook van belang dat de mensen in de organisatie een verandering ondergaan. André vindt het vooral belangrijk dat medewerkers zich bewust zijn van de noodzaak van compliance en actief bijdragen aan het naleven van regels en richtlijnen. ‘Mijn team en ik zitten natuurlijk midden in de compliancewereld, maar onze collega’s van bijvoorbeeld engineering en sales niet. Er is een vertaalslag nodig om uit te leggen wat vaak complexe regels voor hen betekenen.

Daarom is het belangrijk dat we niet alleen onszelf maar de hele organisatie informeren en ook overtuigen van de voordelen van een compliance mindset en alle aanpassingen die daarbij horen. Zij hoeven het alleen te begrijpen en waar nodig ondersteuning te bieden, dan zorgen wij ervoor dat we de juiste stappen daarin zetten.’

Verder zullen ook de processen binnen de compliance afdeling onder de loep worden genomen. ‘Onze systemen zijn nog niet dusdanig ingericht dat we gemakkelijk data kunnen onttrekken om inzicht te krijgen in processen. Ik wil bijvoorbeeld een goed inzicht hebben in de completion rates van trainingen door middel van een dashboard. Deze data waren niet volledig beschikbaar. Nu we hier meer inzicht in hebben, kunnen we gerichter te werk gaan als het gaat om het verhogen van deze rates. Daarom zijn we nu bezig om dit beter in te richten. Dit project en nog meer van dit soort procesverbeteringen liggen op het bordje van het team ‘compliance processen’. Er komen voornamelijk veel technische uitdagingen bij kijken, maar daar zijn we bij ASML gelukkig heel gedreven in’.

DATAKWALITEIT ALS RUGGENGRAAT

Door verandering door te voeren op het gebied van mensen, processen en IT zorgt ASML ervoor dat compliance een integraal onderdeel wordt van de organisatie. Wat daarbij alleen nog van belang is – helemaal in een solution driven organisatie als ASML – is de datakwaliteit. ‘De wil om data te verbeteren komt vooral vanuit de business’, legt André uit. ‘De bedrijfsvoering gaat gewoon velen malen beter als we ervoor zorgen dat de kwaliteit van de data goed is. Ook vanuit compliance hebben we hier profijt van. Het centrale data office heeft onze HR-afdeling bijvoorbeeld geholpen met het verbeteren van de datakwaliteit in hun systeem Workday. Als gegevens missen of niet goed worden ingevuld, zoals een nationaliteit van mensen, kan het gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering. We hebben hier veel expats werken en als hun gegevens niet kloppen mogen ze bijvoorbeeld niet bij bepaalde data. Daarom is goede datakwaliteit cruciaal.’

Niet alleen binnen de compliance afdeling, maar organisatiebreed wordt er bij ASML veel belang gehecht aan datakwaliteit. Een voorbeeld is het gebruik van data om de klantenservice te optimaliseren. Bij ASML zetten ze de klant op de eerste plaats. Dat doen ze met meer dan 10.000 support-medewerkers, applicatiespecialisten en engineers die er dag en nacht voor zorgen dat systemen blijven draaien. ‘We vinden het belangrijk dat we onze klanten kunnen voorzien van de best mogelijke service. Dat verwachten ze ook van ons. Hierbij valt of staat alles met goed datamanagement. Als data niet kloppen, kunnen we niet de gewenste service leveren.’

Om ‘onverwachte stilstanden’ bij klanten te voorkomen, maken ze gebruik van voorspellende methoden om onderhoud en upgrades te optimaliseren. Deze methoden worden gevoed door data. ‘Onze applicatiespecialisten verzamelen heel veel informatie bij de klant gedurende het implementatie-proces. Aan de hand van feedback loops met de klant kunnen we een volledig beeld creëren van het productieproces, en deze zodanig optimaliseren. Stel er moet een onderdeel worden vervangen van de machine. Dan krijgt onze serviceafdeling daar van tevoren al een melding van. Aan de hand van eigen data en data die ze hebben verzameld kunnen ze voorspellen hoe lang bepaalde onderdelen meegaan en daarop tijdig acteren.’

AI-PIONIERS

De intensieve data-efforts van ASML hebben naast efficiëntie, security, compliance en klanttevredenheid nog een ander belangrijke functie. Het is een voedingsbodem voor succesvol gebruik van artificial intelligence. De AI-revolutie is ook ASML niet ontgaan. Sterker nog, zonder de geavanceerde machines van ASML kunnen de chips niet geproduceerd worden die benodigd zijn voor AI-servers.

Ook binnen ASML zijn er al enkele mijlpalen behaald op het gebied van AI. Een voorbeeld is de automatisering van contractonderhandelingen. ‘Samen met het legal team van Philips is er vorig jaar een AI-pilotproject opgestart om het proces rondom contractonderhandelingen van een efficiëntieslag te voorzien. Er worden wekelijks zoveel contracten opgesteld. Dat moet toch sneller kunnen? Dus gingen ze nadenken over een manier om tot een goed contract te komen door de juiste prompt in te stellen. En dat is gelukt.’

Naar eigen zeggen is ASML het eerste bedrijf dat een contract volledig heeft afgesloten met genAI. Volgens interne experimenten kan er zelfs 60% tijdwinst worden geboekt met deze toepassing. ‘We kijken steeds meer naar alle mogelijkheden die AI ons kan bieden. Ook binnen onze eigen afdeling.

We zijn bijvoorbeeld aan het kijken naar tools die ons kunnen helpen bij het vertalen van wetgeving. Maar tot nu toe hebben we de juiste nog niet gevonden. AI is tegelijkertijd een enorme kans, maar ook een bedreiging. Daarom gaan we er beheerst mee om en zorgen we ervoor dat we niet uit de bocht vliegen. Maar de kansen die we kunnen pakken, pakken we.’

BIJ GROEI HOORT TRANSFORMATIE

De koers van ASML is duidelijk, ze worden steeds meer compliancegericht waarbij datamanagement een belangrijke rol speelt. Met de snelheid waarin ze groeien ontkomen ze daar ook niet aan. Op dit moment werken er meer dan 42.000 mensen bij ASML en volgens André verwachten ze tegen 2030 minstens te groeien naar 60.000. ‘Het bedrijf, onze dienstverlening en onze producten worden steeds complexer, doordat we groeien en in steeds meer landen actief zijn. Ook de regels waaraan we moeten voldoen worden gecompliceerder.

Er komt veel werk onze kant op. Om op hetzelfde niveau of zelfs beter te kunnen blijven presteren, moet compliance onderdeel worden van de organisatie en moeten we streven naar een volgend volwassenheidsniveau op het gebied van datamanagement. Met de oplossingsgerichte manier waarop we dingen binnen ASML aanpakken, gaat dat zeker goedkomen. Voortdurend streven naar vooruitgang zit in het DNA van onze organisatie.’