Datamanagement bij Van Lanschot Kempen – Roos Dahmen en Iris Balemans vertellen

Als de oudste financiële instelling in Nederland staat Van Lanschot Kempen bekend om zijn persoonlijke benadering op het gebied van klantbediening. Daarbij speelt datamanagement een essentiële rol. Zonder de juiste data, kunnen zij hun klanten niet van de hoogwaardige dienstverlening voorzien zoals ze van hen gewend zijn. Daarom zit volgens Roos Dahmen, Managing Director Data Management, het belang van datamanagement ook ‘verweven in de haarvaten van de organisatie.’ Samen met collega Iris Balemans, Enterprise Data Steward, en een gedreven team werken ze hard aan het bereiken van het volgende volwassenheidsniveau. Net als tientallen andere financiële dienstverleners is Van Lanschot Kempen een van de respondenten van ons datamanagementonderzoek. In dit interview leggen we Roos en Iris enkele onderzoeksresultaten voor en vertellen zij meer over het gebruik van data binnen hun organisatie.

Roos startte in de zomer van 2023 als Managing Director Data Management bij Van Lanschot Kempen. In haar functie is ze verantwoordelijk voor de data-afdeling binnen Van Lanschot Kempen. ‘Als afdeling draaien we een dagelijkse operatie van het onboarden, laden, controleren, verwerken en distribueren van data die we binnenkrijgen. Ik ben verantwoordelijk dat dit proces elke dag blijft draaien. En als dat niet gebeurt, zorg ik ervoor dat het tóch gebeurt. Daarnaast is het mijn taak om ervoor te zorgen dat deze operatie ook in de toekomst nog draait. Oftewel, met het team zorg ik ervoor dat wijzigingen die noodzakelijk zijn vanuit wet- en regelgeving, onszelf, techniek en innovatie tijdig worden opgepakt. Verder mag ik nadenken over hoe we over drie tot vijf jaar met datamanagement omgaan. Artificial Intelligence is booming, toezichthouders vragen om meer details, de techniek verandert; allemaal ontwikkelingen waar we als team rekening mee moeten houden.’

Collega Iris Balemans is Enterprise Data Steward binnen het datateam en werkt nauw samen met Roos. ‘In 2022 maakte ik de overstap naar Van Lanschot Kempen. Als Enterprise Data Steward beheer ik het corporate datamodel en houd ik me bezig met de implementatie van data governance. We vinden het belangrijk dat het beleid, standaarden en processen goed worden neergezet binnen het bedrijf, zodat we efficiënt en effectief onze data kunnen beheren. Er staat al een mooie basis, maar ik zorg ervoor dat de maturity op dit vlak wordt verhoogd.’

Collega’s Roos en Iris delen een zichtbare toewijding voor het vak. Het datateam werkt hard aan verschillende initiatieven. ‘Van Lanschot Kempen is een vermogensbeheerder met een doelgroep van vermogende klanten. Wij zorgen ervoor dat zij vandaag en ook met het oog op de toekomstige generatie dit vermogen behouden en verder kunnen uitbouwen op een duurzame manier. Daar werken wij elke dag met man en macht aan. Onze dienstverlening staat bekend om het stukje persoonlijkheid en klantcontact. Data is daarbij zo essentieel. Dit besef zit dan ook verweven in de haarvaten van het bedrijf’, legt Roos uit.

De klant is belangrijk, maar daarnaast streeft de data-afdeling natuurlijk meer doelen na. Goed en volledig kunnen rapporteren volgens compliance vereisten bijvoorbeeld. ‘Ook wij zijn onderhevig aan rapportageverplichtingen net als elke andere onder toezicht staande organisatie’, zegt Roos. ‘Dat doen we op een consistente en zorgvuldige manier. Ik controleer het liever dubbel dan dat toezichthouders mij gaan vertellen dat het verkeerd is. Helemaal nu ze om steeds meer details vragen. Daarom zijn wijzelf ook strenger geworden naar onze collega’s toe met de aanlevering van data. Als men slechte kwaliteit data aanlevert, kunnen wij het echt niet verwerken. We zijn de laatste in de keten, dus als het echt niet anders kan zorgen we daar alsnog dat dat het goed komt. Maar uiteindelijk streven we ernaar om het hele proces te automatiseren met data van hoge kwaliteit.’

DATA-EIGENAARSCHAP

Volgens de resultaten van ons onderzoek hebben de meeste financiële dienstverleners het Data-eigenaarschap belegd op directie en senior managementniveau. In onze ogen is het van belang dat de verantwoordelijkheid van data op operationeel niveau ligt. Zij zijn namelijk de experts die dagelijks met data werken, waardoor zij in staat zijn de juiste beslissingen te nemen.

Bij Van Lanschot Kempen is het eigenaarschap, net als bij de meeste financials, ook op directieniveau belegd. Maar volgens Iris ligt dit eigenaarschap iets genuanceerder dan de term lijkt te beweren. ‘Échte eindverantwoordelijkheid, en dus het bereid zijn om de consequenties van je acties te dragen, kun je niet laag in de organisatie beleggen. Daarvoor ben je uiteindelijk ook directie. De data steward vervult de rol op operationeel niveau. Met onze Corporate Data Governance Board zorgen we voor een duidelijke kennisoverdracht over belangrijke thema’s zoals data governance, datakwaliteit en data architectuur. Dat betekent dat onze directie pas beslissingen maakt over data als ze goed zijn geïnformeerd en alle informatie beschikbaar hebben.’

‘Ook dit proces willen we nog beter gaan inrichten’, legt Iris uit. ‘We zijn nu bijvoorbeeld bezig met het identificeren en toewijzen van verschillende datarollen. De meeste mensen hadden de verantwoordelijkheden natuurlijk al, maar nu is het formeel vastgelegd. Daarnaast leggen we nog meer de focus op veiligheid. In onze data governance applicatie hebben we ervoor gezorgd dat alleen de data-eigenaar nog goedkeuring kunnen geven voor de toegang tot data. Mocht iemand anders toegang willen tot deze data, dan moet de data-eigenaar daar een akkoord op geven.’

DATAKENNIS

Uit ons onderzoek blijkt dat managers in een organisatie de meeste kennis van data hebben. Zij zijn het best op de hoogte van de mogelijkheden, kansen en problemen gerelateerd aan data en datamanagement. Directie en medewerkers zijn het minst deskundig op datagebied. Dat terwijl we in de praktijk zien dat kennis van data een belangrijke succesfactor is wat betreft de effectieve implementatie van datamanagement. Daarom vinden we het van belang dat organisaties investeren in de data literacy, capabilities en skills van hun medewerkers.

Zoals Roos eerder al mooi verwoordde, is het belang van data verweven in de haarvaten van de organisatie. Daarmee bedoelt ze dat iedereen beseft waarom datamanagement essentieel is om klanten goed te kunnen bedienen. ‘Binnen onze organisatie wordt iedereen getraind dat data belangrijk is en moet kloppen. Het integer omgaan met data staat ook in onze gedragscode. Bovendien krijgen data stewards en andere belangrijke stakeholders diverse trainingen om een bepaald kennisniveau op te bouwen’, vertelt Roos. ‘Voor de rest van de organisatie hebben we ons voornamelijk gefocust op bewustwording’, legt Iris uit. ‘Uiteindelijk draagt iedereen bij, van secretariaat tot IT, aan de input van data in de hele keten.’

METADATA

Strengere eisen van toezichthouders en een verlangen naar betere vindbaarheid en beschikbaarheid van data, maakt metadatamanagement steeds populairder. Dat zien we ook terug in de resultaten van ons onderzoek. Steeds meer financiële dienstverleners zijn begonnen met de inrichting van metadatamanagement. Ondanks de velen voordelen, zie je dat sommige organisaties nog korte afslagen maken als het gaat om metadata. Tijdsdruk of gebrek aan kennis en middelen zijn enkele redenen. In het geval van onze respondenten hebben de meesten voornamelijk moeite met de adoptie van metadatamanagement in de organisatie.

Bij Van Lanschot Kempen hebben ze grote plannen wat betreft metadatamanagement. Maar net als de meesten financiële dienstverleners vergaat het implementatieproces langzamer dan gehoopt. ‘Ons ambitieniveau ligt hoger dan wat we nu bereiken’, vertelt Roos. ‘We houden op verschillende plekken metadata bij, maar verder dan dat nemen we niet veel actie op dit moment. Voor nu redden we het ook nog zonder gecentraliseerde metadata, alleen gaat het vinden van bepaalde data soms langzamer dan we zouden willen.’

Volgens Iris zijn ze op dit moment voornamelijk gefocust op het behalen van kleine winsten wat betreft metadatamanagement. ‘Neem bijvoorbeeld onze data governance tooling. Met deze tooling proberen we in eerste instantie de termen en definities van de datapunten op het Data Warehouse (DWH) in kaart te brengen evenals de lineage tussen het DWH en andere applicaties. Een extra feature is dat deze tooling in kaart brengt wie er toegang heeft tot welke data. Als we eenmaal duidelijk hebben hoe we deze tooling precies willen inzetten, zullen we de scope ervan uitbreiden. Dit omvat zowel het vastleggen van metadata van andere applicaties dan het DWH als het beheren van datatoegang voor meerdere platformen’.

Dromen doen ze wel. Over hoe de situatie kán zijn straks als ze metadatamanagement goed inrichten. ‘Mijn droom is het hebben van één bak met data, één tool en eigenlijk gewoon één plek waar ik alle data die ik nodig heb kan vinden’, geeft Roos toe. ‘Net als de rest van de markt bewegen we er langzamerhand naartoe. Daarbij hebben we geluk dat iedereen in de organisatie heel pragmatisch werkt. Als ze weten dat ze iets moeten doen en waarom, dan gaan ze dat ook doen. Als ze het maar niet zelf hoeven te bedenken. Maar daar zijn wij gelukkig voor.’

DATAKWALITEIT

Ook datakwaliteit krijg steeds meer de aandacht die het verdient. Waar voorheen de nadruk vooral lag op het reactief verbeteren van datakwaliteit, bijvoorbeeld bij een uitvraag van toezichthouders, lijkt dit perspectief naar aanleiding van onze onderzoeksresultaten geleidelijk te verschuiven. Financiële dienstverleners richten zich steeds meer op het preventief verbeteren van datakwaliteit en zijn hard op weg om het een significant onderdeel te maken van de bedrijfsvoering.

Met het oog op de klantgerichte benadering van Van Lanschot Kempen, komt het niet als verrassing dat datakwaliteit enorm belangrijk is. Voornamelijk als het gaat om het bieden van de best mogelijke dienstverlening. ‘Hoe vervelend is het als je bij een klant bent en je hebt gewoon de verkeerde data bij je? Dat kan gewoon niet. Of als je door De Nederlandsche Bank erop wordt geattendeerd dat je de verkeerde postcode bij het adres hebt staan. Dat wil je ook niet. Daarom zijn we doorlopend bezig met het aanpakken van onze datakwaliteit. Elke dag’, aldus Roos.

Hierbij zijn ze niet alleen reactief bezig met het verbeteren, maar pakken ze volgens Roos datakwaliteit aan bij de bron. ‘Bij de invoer van data doen we al de eerste checks, om te garanderen dat de data goed is. We hebben ook al een aantal systemen zó ingericht, dat zij deze checks voor ons doen. Inmiddels hebben we verschillende controles ingevoerd om de kwaliteit van data te waarborgen. Deze controles worden op verschillende tijdsintervallen uitgevoerd: dagelijks, wekelijks en per kwartaal. Het doel hiervan is om regelmatig en consistent te monitoren en ervoor te zorgen dat de data nauwkeurig, betrouwbaar en van hoge kwaliteit blijft. Deze controles visualiseren we met behulp van PowerBI en andere data quality (DQ) tools. Hiermee kunnen we eventuele problemen snel identificeren en oplossen.’

ARTIFICIAL INTELLIGENCE

Sinds de lancering van ChatGPT eind 2022, heeft elke organisatie ter wereld het over Artificial Intelligence. De kunst is om er niet enkel over te praten, maar het ook effectief toe te passen binnen je organisatie. De eerste stap hierin is om personen in de organisatie aan te wijzen die hiervoor verantwoordelijk zijn.

Ook bij Van Lanschot Kempen is Artificial Intelligence niet onopgemerkt gebleven. Volgens Roos is er al zelfs een hele afdeling die zich hiermee bezighoudt. ‘We zijn druk bezig met het implementeren van verschillende AI-mogelijkheden. Sinds vorig jaar zomer gebruiken we Copilot van Microsoft als aanvulling op een interne variant van ChatGPT. Daarnaast hebben we chat robots gebouwd voor interne vragen vanuit de organisatie en hebben we afgelopen mei een hackathon georganiseerd voor een groot deel van het bedrijf.’

Volgens Roos wordt AI voornamelijk gebruikt als hulpmiddel, maar alleen voor interne doeleinden. ‘Het zal bij ons voorlopig niet worden gebruikt voor communicatiedoeleinden of het maken van beslissingen in relatie tot onze klanten.

Wel voor het efficiënter inrichten van onze eigen processen. Zoals het analyseren en samenvatten van grote hoeveelheden data, waarbij we kijken of we trends kunnen ontdekken. Een voorbeeld is het maken van samenvattingen van vergaderingen in real life of via teams. Je moet het natuurlijk altijd zelf nalezen en controleren, maar het scheelt zoveel tijd. De kansen van AI zitten nu voornamelijk in het verhogen van de productiviteit.’

TOEKOMST

De grootste uitdaging op het gebied van datamanagement in de toekomst? Dat is volgens Roos de steeds groter wordende hoeveelheid aan data dat op ons afkomt. ‘We verzamelen al meer dan 15 jaar data. Een deel hebben we al netjes weggegooid, maar ook een deel nog niet. En hoe meer data we binnenkrijgen, hoe moeilijker het wordt om te bepalen welke data blijft en welke niet. Het is altijd spannend deze keuzes te maken. Misschien heb je het namelijk ooit weer een keer nodig? Kortom, het is belangrijk om een visie te hebben over alle data die binnenkomt, maar ook hoe het weer verwijderd wordt.’

Dat gezegd, zijn beiden ervan overtuigd dat Van Lanschot Kempen de afgelopen jaren grote stappen heeft gezet op het gebied van datamanagement. ‘Er staat echt een sterke basis. Nu is het vooral een kwestie van het ophogen van de maturity. Dat hebben we gedaan met het implementeren van een Data Governance Operating Model. Maar ook door het opzetten van een datastrategie met bijbehorende data principes’, aldus Iris. Daarnaast komt er volgens Roos steeds meer bewustzijn over het belang van data in de organisatie, waardoor mensen eerder bereid zijn om te bewegen naar de volgende stap. ‘Daarin hebben wij als data-afdeling natuurlijk een voorbeeldfunctie. Want een goed voorbeeld, doet goed volgen.’

Benieuwd naar het hele onderzoeksrapport van Data in Finance? Die vind je hier.

BIO

Roos Dahmen startte in de zomer van 2023 als Managing Director Data Management bij Van Lanschot Kempen. Ze is verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer, de continuïteit en de strategische planning van de data-afdeling. Met meer dan dertig jaar ervaring heeft Roos verschillende leidinggevende rollen vervuld in data- en IT-management, waarbij ze zich heeft gespecialiseerd in data governance, datakwaliteit en strategische data-initiatieven.

Iris Balemans is sinds juli 2023 actief als Enterprise Data Steward en HR-verantwoordelijke bij Van Lanschot Kempen. Hier heeft ze een cruciale rol in de implementatie van het Data Governance Operating Model en beheert ze het Corporate Data Model. Met een achtergrond in data- en IT-consultancy, heeft Iris brede ervaring opgedaan in de financiële sector. Ze heeft diverse functies vervuld in datamanagement, met een specialisatie in data- modellering en data-architectuur.