Voorkom verrassingen na een migratietraject, maak van documentatie je prioriteit

Je ziet het vaak gebeuren na afronding van een migratietraject. De migratie lijkt volledig geslaagd, maar een audit gooit roet in het eten. Is het correcte proces gevolgd? Hebben de juiste stakeholders goedkeuring verleend? En was de migratie juist en volledig? Stuk voor stuk relevante vragen, maar waarop men de antwoorden niet weet. Op voorhand is er namelijk niet gedacht aan de documentatie van het traject. Terwijl dit cruciaal is om een migratietraject te laten slagen. John Dekker, Manager Implementatie bij ITDS, herkent het probleem en benadrukt het belang van goede documentatie. Niemand zit namelijk te wachten op langdurige audit trajecten achteraf. Dus waar gaat het dan precies mis?

Het gebrek aan documentatie tijdens een migratietraject is een van de redenen waarom slechts 25% van de migraties volledig slaagt. De andere 75% van de migraties loopt vertraging op of mislukt. In een eerdere blog hebben we het al uitgebreid gehad over dit buitengewone lage slagingspercentage bij verzekeraars. Het probleem? Migratietrajecten worden over het algemeen enorm onderschat, zo ook het onderdeel documentatie. Het wordt niet gezien als prioriteit, terwijl dat eigenlijk wel zou moeten. Als je als organisatie namelijk in het bezit bent van een totaaloverzicht van alle (benodigde) projectdocumentatie, ben je volledig in controle over het bewaken van de structuur, de voortgang en het overzicht gedurende en na afloop van het migratietraject.

Onwetendheid en nalatigheid

Dit totaaloverzicht, ook wel bekend als een reference framework onder vakspecialisten, maak je duidelijk niet alleen voor de lol. Hoe kan het dan dat een dergelijk framework vaak niet aanwezig is bij een migratietraject? Onwetendheid is een belangrijke factor. Zonder de juiste ervaring en kennis worden aanvullende processen, zoals de documentatie van het migratietraject, al snel vergeten of verkeerd gedaan. Daarnaast zie je ook dat nalatigheid een grote rol speelt. In sommige gevallen wordt er wel een lijst van benodigde documenten en plannen opgesteld, maar een up-to-date reference framework is niet aanwezig.

Herkenbaar?

Een voorbeeld uit de praktijk: een organisatie heeft aan het begin van het jaar een migratie afgerond. Na een paar maanden komt de external audit om de hoek kijken. Een interne medewerker van de organisatie buigt zich over dit vraagstuk en begint met zijn zoektocht naar alle relevante documenten die moeten worden aangeleverd. Hij merkt alleen dat veel documenten onvindbaar of onvolledig zijn. De ervaring leert dat documentatie van het project vaak verspreid is door de hele organisatie. In het ergste geval is de kennis zelfs verdwenen, omdat projecten veelal worden ondersteund door externen. Hierdoor wordt een audit onnodig langdurig en kunnen de kosten hoog oplopen.

Volledig in control

Gelukkig kunnen deze situaties worden voorkomen met de juiste aanpak en expertise. Begin élk migratietraject met het inrichten van een reference framework, waarbij alle stappen in de beginfase al netjes worden gedocumenteerd. Door het reference framework steeds aan te vullen met de opgeleverde documenten blijven de projectmanager en medewerkers in control. Je kunt het ook als checklist gebruiken om te zien welke belangrijke documenten er nog uitgewerkt moeten worden. Bovendien kun je het gebruiken om details terug te vinden en kan je het gebruiken voor internal en external audits.

Zo ben je als organisatie altijd volledig in vastlegging en verslaggeving, waardoor je langdurige audit trajecten achteraf voorkomt en tijd én geld bespaart. Mocht er toch iets fout gaan tijdens de migratie, dan ligt het in ieder geval niet aan de documentatie.