Een PMO’er is méér dan alleen het hulpje van de programmamanager

Er zijn nog steeds organisaties die de rol van Programma Management Ondersteuner onderschatten. Zonde, vindt ITDS consultant Loes Kistemaker. Want zo belangrijk als de souschef voor z’n chef-kok is, zo onmisbaar is de PMO’er voor een programmamanager. Waaróm deze rol van onschatbare waarde is, vertelt Loes je graag.

Al een aantal jaar werk ik bij ITDS als PMO’er: Programma Management Ondersteuner. Ik ben de rechterhand van de programmamanager en zorg dat programma’s volledig én met succes worden afgerond. Daarnaast ben ik verantwoordelijk voor het bewaken van de voortgang van het programma en dit communiceren naar alle stakeholders toe. Het valt me op dat veel organisaties hun PMO’er niet (goed) benutten. En dat terwijl deze functie zó belangrijk is.

Focus op de korte termijn

Hoe ziet de samenwerking tussen de PMO en programmamanager er dan precies uit? Beiden beschikken over een reeks waardevolle eigenschappen waardoor ze elkaar perfect aanvullen in hun werkzaamheden. Een Programmamanager wordt vaak omschreven als analytisch, kritisch en ruimdenkend en is meer gefocust op stakeholder management en lange termijn doelen. Terwijl een PMO’er meer gestructureerd, georganiseerd en nauwkeurig is en meer focust op de operationele en korte termijn doelen. Doordat ik in mijn rol ben betrokken bij verschillende onderdelen van het programma, ben ik altijd op de hoogte van alles wat er speelt in een organisatie. Het is mijn taak om de controle over het programma te houden, en op tijd te signaleren als er iets misgaat.

Goede samenwerking leidt tot succes    

Zo deed ik een keer een implementatie-opdracht bij een verzekeraar. Ik maakte de planningen, stelde de status- en voortgangsrapportages op en voerde verbeteringen binnen het programma door. Mijn programmamanager keek juist verder vooruit: hij maakte de strategische beslissingen, controleerde de voortgang van het programma en stuurde de stakeholders bij. Door elkaar goed op de hoogte te houden, bepaalden we samen wat er nog moest gebeuren. Ik signaleerde welke stakeholders extra geïnformeerd of overtuigd moesten worden om akkoord te gaan met een bepaalde koers. Het was aan de programmamanager om dit verder inhoudelijk op te pakken. Zo hebben we gezorgd voor een succesvolle implementatie.

Nét dat stapje extra

Als PMO word je pas echt onmisbaar door taken niet alleen maar blindelings op te volgen, maar ook zelf initiatief te nemen en net die extra stap te zetten. Wanneer je als programmamanager kan samenwerken met een PMO’er die naast gestructureerd ook nieuwsgierig is, een frisse blik heeft en goede communicatieve vaardigheden bezit, zal je programma pas echt een stuk verder komen.

Ontbrekende schakel

Kortom: zet PMO’ers niet alleen in voor simpele taken, maar betrek ze in het proces. Ik ben niet het hulpje van een programmamanager, maar denk juist graag mee over strategische vraagstukken. Een PMO’er is een belangrijke – nee, onmisbare – schakel binnen elk programma.

Bij ITDS zijn ze zich gelukkig wél bewust van het belang van een PMO’er. Ik heb al verschillende professionele trainingen gevolgd, en me zo ontwikkeld in het vak. Ook bij ons aan de slag? Bekijk hier onze vacatures.