“Met een goed communicatieplan maak je stakeholders onderdeel van de verandering”

“Met een goed communicatieplan maak je stakeholders onderdeel van de verandering”

08 december 2021

Header Bellen

Rick van der Helm is al meer dan 18 jaar projectmanager bij ITDS. Met zijn jarenlange ervaring heeft hij al vaak ondervonden wat de impact is van goede communicatie gedurende een implementatietraject. Maar hoe pak je dit als organisatie het beste aan? In een interview vertelt Rick over het belang van een goed communicatieplan en hoe een organisatie daarmee het succes van de implementatie kan verhogen.

Waarom is communicatie zo belangrijk bij een implementatietraject? 

“De implementatie van een nieuw systeem heeft een grote impact op een organisatie. Op het gebied van IT infrastructuur, de werkprocessen en het functioneel beheer. Oude ingesleten gewoonten moeten veranderen binnen een organisatie en dit is altijd de grootste uitdaging. Het informeren van de organisatie is daarom van groot belang. Zorg dat je de werknemers meeneemt gedurende het traject en creëer een draagvlak voor de wijzigingen die ontstaan. Laat ze onderdeel zijn van de veranderingen. Begin met het opzetten van een concreet communicatieplan om dit vorm te geven.”

Waar begin je bij het maken van een communicatieplan?

“Om de juiste communicatie toe te passen, is het belangrijk om een uitgebreide stakeholder analyse uit te voeren. Breng alle stakeholders in kaart, geef aan wat hun rol is gedurende het traject en verdeel ze in verschillende stakeholdergroepen.” Waarom is dit zo belangrijk? Dat heeft volgens Rick te maken met de verschillende informatiebehoeften per stakeholdergroep: “Een tussenpersoon heeft bijvoorbeeld een heel andere informatiebehoefte dan de stuurgroep. Waar een tussenpersoon zich veel meer richt op een stuk klantcommunicatie, is de stuurgroep geïnteresseerd in de voortgang en eventuele risico’s. Zorg ook dat je de juiste kanalen en frequentie van informatie definieert voor de verschillende vormen van communicatie om je doelen te bereiken.”

Hoe bepaal je welke kanalen je gaat gebruiken?

Hoe bepaal je als organisatie welke communicatiekanalen je gaat gebruiken? Volgens Rick is het van belang om rekening te houden met de omvang, snelheid en inhoud van de boodschap. “Korte mededelingen kunnen bijvoorbeeld het beste via mail. Verwacht je een concrete en snelle actie vanuit de ontvanger? Dan gebruik je platformen zoals Teams of Slack. Voor een strategische update naar de organisatie is een webinar of video het meest geschikt. Daarnaast maak je ook nog onderscheid tussen interne en externe communicatie. Zorg ervoor dat je de juiste middelen inzet voor de juiste doeleinden. Hiermee krijg je het beste resultaat en voorkom je verrassingen.”

Wat levert een goed communicatieplan op?

“Met een goed communicatieplan maak je stakeholders onderdeel van de verandering. Het creëert de commitment waar je naar op zoek bent en je komt samen tot het gewenste resultaat waar de hele organisatie achter staat. Ook verhoogt een goed opgezet communicatieplan de slagingskans van het implementatietraject. Genoeg redenen om communicatie hoog op de agenda te zetten!”

ITDS als partner voor succesvolle implementatie

Meer weten? ITDS heeft een eigen adoptieplan en implementatieaanpak die wordt toegepast in de verzekeringsmarkt. Zoek contact met Rick van der Helm of John Dekker voor meer informatie en diensten.

 


Gerelateerde berichten

 Bekijk alle berichten

GERELATEERDE DIENSTEN

 Bekijk alle diensten

Implementatie

Lees meer

De continue druk op financiële dienstverleners om sneller, beter en kosten efficiënt te presteren stellen strenge eisen aan de IT ondersteuning.

Lees verder
web-monitoring-ok