Instelling en competenties ITDS’ers geven de doorslag

KAS BANK stond voor de uitdaging om binnen een beperkte periode een Customer Due Diligencebeleid in praktijk te brengen en de klantdossiers op orde te krijgen. Projectleider Marc Brouwer ging de uitdaging aan, samen met ITDS. ‘Je moet de kennis hebben, maar vooral toe kunnen passen. ITDS’ers zetten hun tanden erin.’

Zorg ervoor dat de klantdossiers voldoen aan de wetgeving rondom Customer Due Diligence. Een heldere vraag van de raad van bestuur. Maar hoe pak je zo’n omvangrijk traject aan? ‘Door te beginnen met een goed plan,’ vertelt Brouwer. ‘Eerst hebben we in kaart gebracht in hoeverre ons Customer Due Dilligence-beleid aansluit bij de wettelijke eisen. Op basis daarvan herzagen we dit beleid. Welke stappen definieer je? Hoe monitor je en stuur je bij? Ik kan echt zeggen dat een goed begin het halve werk is geweest.’

Relevante ervaring

Voor het bepalen van het plan van aanpak schakelde Brouwer de hulp in van ITDS. ‘Ze waren al betrokken bij een ander project en ik begreep zo dat ze relevante ervaring hadden in de voorbereiding van dit soort trajecten. De consultant in kwestie beviel zo goed dat ik besloot om voor de uitvoering nog twee ITDS’ers in te zetten.’

Voor de uitvoering had Brouwer tien maanden de tijd. Hij castte een team van interne medewerkers en externe krachten van verschillende leveranciers, waaronder ITDS, dat op 1 september 2015 aan de slag ging. ‘Je moet zoiets goed doen én efficiënt. Kwaliteit staat bovenaan, maar we hebben niet de middelen om eindeloos door te werken. Bovendien moet je rekening houden met de klant, die wil je niet onnodig onder druk zetten. Het was hard werken. Pas als je de dossiers door gaat nemen, ontdek je wat er ontbreekt. Maar als je ziet wat we in korte tijd voor elkaar gekregen hebben, geeft me dat een heel goed gevoel.’

Samen voor hetzelfde doel

In het eerste kwartaal van 2016 rondde het team de meeste dossiers af. ‘De periode daarna combineerden we het afronden van de dossiers met het toekomstbestendig maken van de dossiers en de processen. Hierdoor konden we alles uiteindelijk weer overdragen aan het permanente team dat samengesteld is, dat er nu voor kan zorgen dat de dossiers op orde blijven en veranderingen efficiënt worden doorgevoerd. Je moet je blijven afvragen: wat moeten we doen en wat hoeft niet meer?’

Eén ding dat Brouwer zeker nog eens zou doen, is werken met zo’n divers team. ‘Dat verliep heel goed en prettig. We werkten in een informele setting op één vloer, met een team van jonge honden en ervaren krachten met heel verschillende achtergronden. Iedereen zat er om samen in een korte tijd hetzelfde doel te bereiken. Wie je werkgever is, maakt dan even niet meer uit.’

Het inschakelen van ITDS’ers voor de uitvoering was een kleine gok, vertelt Brouwer. ‘Omdat ze geen compliance-specialisten waren, hadden ze een lichte kennisachterstand. Bovendien hadden we maar kort de tijd. Ze moesten het dus snel en meteen goed beheersen, want we konden maar één keer mensen kiezen. Maar uiteindelijk gaat het om je instelling en je competenties. Mijn eerdere ervaring met ITDS gaf het vertrouwen. Bij ITDS werkt namelijk een bepaald slag mensen: communicatief vaardig, gedreven en met een goed stel hersens, dat een sterk analytisch vermogen combineert met een buitengewone inzet. ITDS’ers zetten hun tanden erin. Daardoor leverden zij uiteindelijk de grootste toegevoegde waarde.’