Inzicht in de planning & controlcyclus met ITDS Metrokaart

Onlangs ben ik aan de slag gegaan bij een grote organisatie. Al snel werd mij duidelijk dat afdelingen ieder een eigen leven leiden en mensen langs elkaar heen lopen. Onopgemerkt werken ze in elkaars vaarwater, zelfs afdelingen die in het proces van elkaar afhankelijk zijn en met elkaar zouden moeten samenwerken. Een bekend probleem binnen de bedrijfscultuur bleek, maar daar kan iets aan worden gedaan.

Het is niet voldoende als iedereen enkel zorg draagt voor zijn eigen taak zonder naar de samenhang met anderen te kijken. Om echt succes te hebben gaat het er juist om dat mensen samenwerken en inzicht krijgen in de raakvlakken van hun eigen werk met dat van anderen. Tijdens mijn dagelijkse rit naar huis met het openbaar vervoer zag ik de oplossing voor mij. De treinen, trams en bussen moeten logisch op elkaar aansluiten omdat vertragingen elders problemen kunnen veroorzaken. Een simpele kaart met de trajectlijnen maakt dat duidelijk. Ik herinnerde me ook een bezoek aan Londen. Mijn reis met de metro in het complexe London Underground was mij zonder de bekende metrokaart een stuk slechter af gegaan. Informatie die in vele sectoren als onmisbaar wordt gezien, is in het bedrijfsleven onbekend.

Handige overzichten van alle overstapmomenten in het openbaar vervoer zorgen voor duidelijkheid en besparen tijd. Niet alleen voor de reizigers, maar zeker ook voor de vervoerder. Dat is ook toe te passen bij verschillende processen in bedrijven. Het langs elkaar heenwerken en vertragingen in processen zijn vaak een enorme kostenpost en een last voor de organisatie. Een eenvoudige manier om dat te voorkomen en in control te zijn van de planning en controlcyclus is een ‘P&C-metrokaart’ gericht op die processen. Elk proces krijgt een eigen ‘metrolijn’ en elk belangrijke mijlpaal zijn eigen ‘metrohalte’. Door duidelijk te maken welke mijlpalen op welke manier met elkaar interacteren wordt inzichtelijk waar de overstapmomenten zijn. Door de inzichtelijkheid kan vroegtijdig worden gereageerd op nog te ontstane problemen en knelpunten. Kortom, dit is van toegevoegde waarde voor besluitvorming en sturing.

ITDS heeft samen met de “Metrokaart” ook een dynamisch dashboard ontwikkelt dat helpt bij de opvolging en rapportering op deze processen. Kortom, een volledigere besluitvorming en strakke sturing en rapportering wordt hierdoor mogelijk gemaakt.

Dennis Eijpe is Risk Consultant bij ITDS en heeft in de verzekeringswereld onder meer ervaring met risicomanagement op het gebied van data governance, risicobereidheid, risicoanalyse, ORSA, P&C cyclus en risk cultuur inbedding.