PMO is van toegevoegde waarde in Agile organisatie

“Ook in een Agile organisatie is wel degelijk behoefte aan een Project Management Officer” concludeert Renate Smolders, Business Consultant bij ITDS. Zij somt drie redenen op waarom een PMO van toegevoegde waarde is in een Agile organisatie.

De Agile PMO lijkt een contradictio in terminis. De Project Management Officer is in het leven geroepen door Prince2 en richt zich op continuïteit van proacessen en kwaliteit. Dit staat haaks op de Agile werkwijze, waarbij juist wendbaarheid centraal staat. Toch is er wel degelijk een rol voor de PMO weggelegd. Regelmatig hoor ik de kreet: “dit is ‘niet-Agile’, en daarom hoeft het niet te gebeuren”. Maar wie ziet er op toe dat er geen Agile chaos van projecten ontstaat, waarbij documenteren en rapporteren af wordt gedaan als een niet-Agile bezigheid? Juist, de PMO.

Een scrum team informeert de buitenwereld via stand-up en reviews over de voortgang, maar bij het management blijft er behoefte aan sturingsinformatie. Simpelweg om status en prioriteiten te kunnen bepalen. De focus van de voortgangsrapportage, gemaakt door een PMO, ligt niet meer op voortgang ten opzichte van de oorspronkelijke planning (in termen van scope, tijd, budget). Het gaat nu vooral om wat er is opgeleverd. De PMO toetst daarbij niet alleen of teams voldoende waarde toevoegen, maar ook of dit bijdraagt aan de programma- of bedrijfsdoelen. Bij Agile wordt bij de start lichter dan voorheen getoetst, daardoor bestaat een gevaar van wildgroei aan initiatieven. De PMO bewaakt dat nieuwe initiatieven niet te snel starten, door te zorgen dat teams bij de start hun MVP (minimum viable product) opstellen. Taak van de PMO is het challengen van het team op inhoud en zorgen dat de teamdoelen smart worden geformuleerd.

Volgens de principes van SAFe (scaled agile framework) is in een programma overzicht en onderlinge afstemming tussen projecten van belang. Een taak voor de PMO is om onderlinge werkzaamheden van teams te coördineren. Als facilitator op programmaniveau assisteert de PMO in de inrichting van alle scrum events en communiceert hierover richting de organisatie. Het vraagt de nodige flexibiliteit, maar dan kan de PMO via een retrospectieve op programmaniveau reflecteren en leerpunten bespreken. Dat is nuttig, en ook nog eens super-Agile!

Renate Smolders is Business Consultant bij ITDS. Zij werkt sinds een jaar als PMO aan een verandertraject bij een verzekeraar, waarbij Agile het uitgangspunt is. Vanuit die rol combineert zij het organiseren van het projectenportfolio met een agile mindset.