Teus Klarenbeek: “Scrum en data: een gouden combinatie”

Teus Klarenbeek, Managing Consultant bij ITDS, begon in 2015 een project waarbij data van klanten na het sluiten van een bank moest worden gemigreerd naar een andere bank. Omdat de situatie anders was dan anders, kwam hij met een andere aanpak. ‘Onderzoek hoef je niet altijd helemaal vooraf te doen. Als je scherp bent, onderzoek je continu.’

Een hele klus: 10.000 klanten overzetten, met elk meerdere leningen voor vaak nog meer objecten. Al die gegevens moet je grondig analyseren en testen met de migratiepartner, om ze daarna zo te verhuizen dat de klant er amper last van heeft. Dan is het slim om eerst eens rustig te bedenken hoe je zo’n groot project aanpakt en inricht. Toch? ‘Nou, eigenlijk niet,’ lacht Teus. ‘Toen we binnenkwamen, ontdekten we dat er niet veel tijd was. Er waren resultaten nodig, en snel. We moesten meteen met de voeten in de modder.’

Agile aan de slag

Teus besloot om het anders aan te pakken. Niet met een uitgebreid projectplan, maar met Scrum. Een werkwijze waarmee ITDS in andere vakgebieden veel ervaring heeft, maar die nog zelden gebruikt wordt voor datamigraties. ‘Er was geen tijd voor een uitgebreid vooronderzoek. Er waren ook veel onduidelijkheden, waardoor je sowieso nog geen projectplan kon maken. Juist daarom werkte Scrum ideaal. We verzamelden zo’n 80 eisen. Die hebben we geprioriteerd in een lijst, de backlog. In sprints van twee weken pakten we steeds de belangrijksten op. Elke twee weken boekten we dus concreet resultaat.’

Op deze manier deed het team eigenlijk continu onderzoek. Niet alle eisen op de lijst bleken bijvoorbeeld belangrijk. Ondertussen kwamen er nieuwe bij. ‘Door in korte sprints te werken, vraag je elkaar continu: is dit wat we nu moeten doen? Wat zijn op dit moment de beste beslissingen? We hebben zo binnen de gestelde termijn van twaalf maanden een heel mooi resultaat kunnen neerzetten.’

Twaalf uur per vraag

Een andere uitdaging was het slim besteden van de beschikbare tijd. ‘Omdat dit project zo variabel was, was het lastig om in te schatten hoe lang iets duurt. Daarom hebben we besloten om aan elke onderzoeksvraag twaalf uur te werken. Niet meer, niet minder. We gaven op elke onderzoeksvraag twee antwoorden en formuleerden vervolgvragen. Die vervolgvragen kwamen op de backlog. Je dwaalt zo niet af. Elke keer leverden we een onepager op met de vraag, onze antwoorden en ons advies. De klant wist precies wat hij kreeg. En voor ons werd het heel beheersbaar.’

Tandem van specialisten

Wat voor mensen heb je voor zo’n traject nodig: dataspecialisten, scrumspecialisten of multitalenten? ‘Data-analyse is een vak apart, projectmanagement ook. Sommige mensen kunnen het allebei, maar ik vind het belangrijk dat iedereen werkt vanuit zijn talent. Daarom heb ik een multidisciplinair team gebouwd. We werken in tandems van dataspecialisten en één iemand die alles uitschrijft en afstemt. Zo leer je van elkaar en houd je elkaar scherp. We begonnen met een team van vier, op het hoogtepunt werkten we met z’n tienen. Met heel veel plezier.’

Tool voor analyses

Hoe houd je al die data bij, in Excelsheets? ‘Aanvankelijk wel. Maar je wil vergelijkingen kunnen doen, daarom hebben we een tool gebouwd op basis van Microsoft Access. Hiermee kunnen we op elk moment vergelijkingen maken en zo checken of alles volgens de afspraken verloopt. Oude analyses geven bovendien antwoorden op nieuwe vragen. En het is makkelijker om te rapporteren over de voortgang. Het opzetten kost wel extra tijd, maar die win je dubbel en dwars terug. Een volgende keer zou ik ervoor zorgen dat zo’n tool al bij de start klaarstaat. Je denkt eerst: zo’n Excel loopt wel. Maar dit is echt effectiever.’

Middel, geen doel op zich

80% van de klanten is inmiddels gemigreerd, de komende maanden volgen de laatste 20%. Hoe kijkt Teus terug op het project? ‘Met voldoening. De situatie waarin we terecht kwamen leidde tot deze aanpak met scrum, onepagers, multidisciplinaire teams en een tool. Die werkte zo goed dat ik hem ook graag voor andere projecten inzet. Uiteraard zijn dit soort omvangrijke projecten best spannend, maar de opdrachtgever had vertrouwen in de aanpak die we samen ontwikkelden en zijn zeer tevreden over het resultaat.’

Agile migreren heeft de toekomst, denkt Teus. ‘Je hebt in elke situatie grip, kunt steeds laten zien waar je staat. Het is wel belangrijk dat je zoiets ziet als middel, niet als doel op zich. Dat geldt ook voor een tool. Je opdrachtgever wil niet dat je scrumt of een tool bouwt, hij wil dat je iets voor elkaar krijgt. Daar zijn we bij ITDS van doordrongen.’

Teus Klarenbeek is Managing Consultant bij ITDS en heeft tien jaar ervaring bij banken en bij verzekeraars. Hij is altijd op zoek naar creatieve ideeën en wordt enthousiast van Digital Transformation en Design Thinking.