UBO-register: nuttig hulpmiddel of extra administratie?

In de strijd tegen financieel-economische criminaliteit heeft de Europese Unie een register in het leven geroepen waarin alle Ultimate Beneficial Owners (UBO) staan. Hierin moeten bedrijven alle personen registreren die meer dan 25% zeggenschap hebben over een organisatie. Het register bestaat inmiddels ruim een half jaar en werd met veel hoop ontvangen binnen de financiële wereld. Tijd dus voor een eerste evaluatie: helpt het register banken en verzekeraars bij hun klantonderzoek of zorgt het voor meer administratieve rompslomp en problemen rondom privacy? Onze consultants Hannah, Tom en Robin zochten het uit.

Het UBO-register: wat is het precies?

Het UBO-register is een initiatief vanuit de Europese Unie om transparantie te creëren en financiële criminaliteit zoals fraude, witwassen en terrorismefinanciering tegen te gaan. Ieder land in de EU heeft een eigen register, in Nederland is dit onderdeel van het handelsregister van de KVK. In dit register staan de UBO’s van organisaties. Dit zijn de personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de organisatie: denk aan mensen die meer dan 25% van de aandelen hebben in een bv of die meer dan 25% direct of indirect eigendomsbelang hebben in een vof of maatschap. In dit register kunnen financiële organisaties dus precies zien met wie ze zaken doen. Naast eigenaren en aandeelhouders van bedrijven gaat het ook om kerkelijke besturen, kleine ondernemingen zoals lokale groenteboeren, belangenorganisaties en NGO’s.

In het register worden een aantal persoonsgegevens van de UBO’s verzameld, zoals naam, geboortedatum, nationaliteit en hun belang in de organisatie en daarmee een inzicht in hoe vermogend deze persoon is. Bedrijven moeten deze gegevens zelf invoeren en bijhouden, er zal niet worden gecontroleerd of deze gegevens ook kloppen. Vanaf eind maart 2022 moeten alle bedrijven dit register hebben ingevuld.

Nut van het register voor UBO onderzoek

Ook al zitten er goede bedoelingen achter het register, toch klinken er kritische geluiden vanuit de zakelijke wereld. De KVK gaat namelijk niet actief controleren of de UBO gegevens die organisaties aanleveren kloppen. Financiële dienstverleners kunnen dus niet volledig gebruik maken van het register voor de verificatie van de UBO’s. Daarbij zijn financiële dienstverleners verplicht om een melding te maken bij de KVK indien zij vaststellen dat de UBO-gegevens niet correct of volledig zijn opgenomen in het handelsregister, de zogenaamde ‘terugmeldplicht’. In plaats van een hulpmiddel levert het register in de praktijk juist meer werk op voor financiële dienstverleners. Ze zijn verplicht het register te raadplegen, maar het levert ze eigenlijk niets extra op.

Zorgen over privacy

Naast het nut, zijn er ook veel zorgen over privacy. Aan de ene kant is het goed dat het UBO-register volledige transparantie biedt over de belanghebbenden van een organisatie, maar aan de andere kant kan je je afvragen waar de grens van deze transparantie dan ligt. Het is bepaald dat het register toegankelijk moet zijn voor drie groepen:

1. Autoriteiten en hun financiële onderzoeksafdelingen
2. Dienstverleners die aan audits moeten voldoen
3. Partijen zoals burgers en onderzoeksjournalisten met een “legitieme interesse”

Legitieme interesse

Vooral op de derde groep is in veel landen kritiek. “Legitieme interesse” staat namelijk open voor eigen interpretatie. Aangezien veel landen geen zin hebben in de administratiekosten van het verifiëren van een legitieme reden, maken ze de registers vaak helemaal openbaar. Ook Nederland heeft voor deze weg gekozen en geeft iedereen toegang tot het register tegen een betaling van €2,50 per keer. Hierdoor zijn de gegevens van 1 tot 2 miljoen mensen ineens openbaar gemaakt. De belangenorganisatie PrivacyFirst maakt zich dan ook grote zorgen over de privacy van deze personen en is al meerdere keren een rechtszaak aangegaan om het register ongedaan te krijgen. Dit laat zien hoe ingewikkeld de zaak ligt wanneer de bestrijding van criminaliteit tegenover privacy van personen komt te liggen.

Wat levert het nu op?

In conclusie is de onderliggende gedachte van het register goed bedoeld, maar levert het voor financiële dienstverleners tot dusver weinig op. Waar veel financiële dienstverleners hoopten dat het register ze zou ondersteunen met het krijgen van inzicht in de UBO’s van hun klanten, levert het hen tot dusver vooral meer administratief werk op. De KVK gaat de gegevens namelijk niet actief controleren, dus financiële instellingen zullen dit alsnog zelf moeten doen. Neem daarbij nog de zorgen over privacy, en wij vragen ons af of het UBO register niet meer problemen en werk oplevert dan dat het oplost.

Wij zijn benieuwd. Hoe kijk jij tegen het UBO register aan? Levert het genoeg waarde op om tegen de nadelen op te wegen? Wil jij graag meer weten over het UBO onderzoek en andere CDD processen? Neem dan vooral contact op met Robin Verkerk via r.verkerk@itds.nl.