VvAA ontwikkelt scherp financieel kwaliteits- en rapportagebeleid samen met ITDS

Toen Solvency II werd geïntroduceerd, heeft VvAA hiervoor meteen een programma opgezet. “Inhoudelijk hebben we daarmee een goede basis gelegd, zodat de Solvency II-berekeningen goed konden worden gemaakt”, zegt Leonhard van Dijk, directeur Finance, ICT en Risk bij VvAA. Maar hoe kom je vervolgens tot een goed fundament en een goede borging, zodat aan de procesvereisten van Solvency II wordt voldaan? Daarvoor schakelde hij de hulp van ITDS in.

“Bij VvAA vinden we een goede solvabiliteitspositie van groot belang”, vertelt Van Dijk. “Zowel onder Solvency I als Solvency II hebben we altijd over een zeer goede solvabiliteit beschikt. We zijn op tijd begonnen met de voorbereidingen voor Solvency II en hebben daarom geen problemen gekend met de uitvragen van DNB, zoals de parellel run en RSR-rapportage. Maar het maken van het sommetje is ook niet het lastigst van Solvency II: de uitdaging zit ‘m in de aantoonbaarheid en reproduceerbaarheid van het proces en het expliciet maken en vastleggen van alle gemaakte keuzes.”

Zoals bij veel financiële dienstverleners was Solvency II bij VvAA aanvankelijk belegd bij het actuariaat. “Maar het is natuurlijk een verslagleggingproces, waarvoor een fundament moet worden gelegd. De volgende stap was dan ook de inrichting hiervan bij de afdeling verslaglegging met de juiste procesbeschrijving, vastgelegde taken en verantwoordelijkheden, de proces controls en het bovenliggende beleid. Hoe doe je dat – en hoe beschrijf je ze goed? Wat is je kwaliteits- en rapportagebeleid en welke controles doe je wanneer? Al snel zagen we dat additionele kennis nodig was.”

Echt laten landen

Van Dijk besloot ITDS in te schakelen. ITDS liep al mee in een aantal projecten bij VvAA, de doelgerichte instelling sprak hem aan. “Bij elkaar zijn we een klein jaar bezig geweest. Samen hebben we toegewerkt naar de borging bij Verslaglegging, vanuit waar het proces geregisseerd moest gaan worden. We hebben ITDS ingeschakeld om hun kennis en kunde, van het ontwikkelen van een beleid tot het toepassen, beschrijven en rapporteren ervan. De uitvoering wilden we daarna zelfstandig ter hand nemen. Dat vind ik belangrijk: ik maak graag gebruik van externe ondersteuning om veranderingen teweeg te brengen en te borgen, maar daarna moet je op eigen benen kunnen staan!”

De samenwerking had een praktisch karakter. “ITDS blijft niet hangen in de theorie, maar kijkt vooral hoe de praktijk er beter van wordt. Met alle betrokkenen kwamen we regelmatig samen in een stuurgroep, die een heel prettige dynamiek had. Van tijd tot tijd gingen we stevig de inhoud in. Zo hebben we uiteindelijk iets opgeleverd dat verder gaat dan wat we voor ogen hadden, met meer deliverables. ITDS heeft ons geholpen om van Solvency meer te maken dan richtlijnen en nieuwe processen, om het echt te laten landen in de organisatie.”

Altijd doorontwikkelen

Hoe ziet Van Dijk de toekomst? “Solvency II blijft ontwikkelen. Zo stappen we in 2016 over naar een modern rapportageplatform. We onderschrijven het belang van Solvency II, maar het betekent wel extra werk voor ons. Daarom zou ik toe willen naar één grondslag voor het jaarverslag en Solvency. We blijven dus voortdurend kijken hoe het nog beter en efficiënter kan. Samen met ITDS hebben we daarvoor een mooie basis gelegd.”