Wat het bedrijfsleven kan leren van besluitvorming in de luchtvaart

Als piloten in een split second een oordeel kunnen vormen, waarom kunnen wij dat dan niet? Tim Burgers, Senior Manager bij ITDS, legt het belang uit van een goed, scherp én snel besluitvormingsproces.

Ik zie het vaak gebeuren: in een vergadering kaart iemand een probleem aan, een ander heeft direct een oplossing. Lekker snel, maar het onderdeel ‘oordeelsvorming’ van het besluitvormingsproces wordt wel overgeslagen. Oordeelsvorming gaat over het verkennen van opties en feiten en het afwegen van risico’s. Misschien denk je dat dit dagen of weken kost, maar niets is minder waar. Tijdens mijn opdracht bij KLM Cityhopper leerde ik om anders naar het besluitvormingsproces te kijken. Piloten zijn namelijk getraind om hun oordeel in een split second te vormen. Als zij dat kunnen, waarom wij dan niet?

 

Waarom is oordeelsvorming zo belangrijk?

Het valt me op dat besluiten vaak worden genomen op basis van te weinig of eenzijdige informatie. We zijn geneigd om de fase van oordeelsvorming over te slaan. Wat zijn de feiten? Wat zijn de risico’s? Wat zijn de alternatieven? En wat zijn de effecten daarvan?

De top van een organisatie kiest bijvoorbeeld voor een bepaalde koers, maar medewerkers weten eigenlijk niet waarom. Als buitenstaander stel ik kritische vragen. Dat levert vaak nieuwe vragen op: is het nog wel nodig dat ik dit doe? En doen we dit handig? Een organisatie die meer aandacht besteedt aan oordeelsvorming, neemt bewustere besluiten. Daardoor is het voor iedereen duidelijk waar je staat en waarom je iets doet.

 

Denk als een piloot

Vroeger somden we in rapportages of memo’s op wat we onderzocht hadden en wat de voor- en nadelen van verschillende opties waren. De stuurgroep discussieerde hier vervolgens over. Heel gestructureerd, eigenlijk. Vandaag willen we snel resultaat zien. Dat gaat ten koste van de oordeelsvorming. Terwijl dat binnen een paar minuten kan. Piloten leren zelfs om dat in een split second te doen, met het principe ‘Aviate, Navigate & Communicate’:

• Aviate: doe wat je deed en blijf vliegen.
• Navigate: weeg je keuzes af; vlieg je door naar bestemming, maak je noodlanding, ga je terug naar de basis of doe je iets heel anders?
• Communicate: deel je beslissing met de bemanning, crew, luchtverkeersleiding en passagiers.

 

Zo neem je bewuster besluiten

Snel goede besluiten nemen vraagt om aandacht en een andere denkwijze. In mijn trainingen gebruik ik het DODAR-model:

• Diagnose: wat is het probleem?
• Options: wat kun je doen?
• Decide: wat ga je doen?
• Act or Assign: hoe vertel je het?
• Review: weet je nog steeds zeker dat dit de juiste beslissing is?

Met dit model neem je bewuster je besluiten. Het helpt daarnaast om inzicht te hebben in valkuilen bij besluitvorming. Groepsdenken, bijvoorbeeld. Of te sterk vasthouden aan een standpunt, om politieke of andere redenen. Daarnaast zullen er altijd mensen zijn die het besluitvormingsproces willen ondermijnen, omdat ze de oplossing al in hun hoofd hebben en tempo willen maken. Door deze risico’s te benoemen, houd je mensen scherp.

 

En zo breng je dat in de praktijk

Wil je een probleem oplossen? Probeer het DODAR-model dan eens. Communicatie is essentieel: geef van tevoren aan dat je tot een besluit wilt komen. Deel de verschillende stappen dan met je team: eerst het probleem formuleren, dan de feiten verzamelen, daarna de risico’s, voor- en nadelen en kosten en baten benoemen. Pas dan kan de besluitvorming plaatsvinden. Een mooie uitdaging is om dit binnen 5 of 10 minuten te doen. Denk daarbij als een piloot: laat meningen, stokpaardjes en gevoelens varen. Blijf analytisch. Verzamel feiten op basis van wat je hoort en neem binnen een paar seconden een weloverwogen beslissing. Ben jij klaar om plaats te nemen in je eigen besluitvormings-cockpit?