Digitalisering communicatiestromen bij een verzekeraar

Digitalisering communicatiestromen bij een verzekeraar

digitalisering communicatiestromen

DE VRAAG

De divisie levensverzekeringen van een grote verzekeraar verstuurt ieder jaar meer dan 100.000 brieven per post naar banken, tussenpersonen en klanten. Het systeem dat hiervoor gebruikt werd was verouderd en moest uitgefaseerd worden. Via de oude werkwijze werden de brieven handmatig getypt, geprint en verstuurd. De verzekeraar had de wens om de communicatiestromen te digitaliseren in de vorm van een communicatie portal. Maar hoe pak je dit aan? Vanuit onze ervaring in digitalisering werd ons gevraagd om het systeem uit te faseren en een tijdsbesparing per brief te realiseren.

ONZE AANPAK

Het project was eerder vastgelopen omdat de verzekeraar teveel in één keer wilde aanpassen. Onze aanpak was daarom om het project op te delen. En te werken met minimal viable products om zo snel mogelijk waarde toe te voegen voor de business.

Opschoning brieven
We hebben een analyse gedaan op de totale brieven bibliotheek. In het oude systeem stonden ongeveer 1200 verschillende type brieven. Om te beginnen werd bekeken welke van de brieven samengevoegd of zelfs verwijderd konden worden. Na een grote opschoning bleven er 200 verschillende type brieven over.

Bouwen in Pega/StreamServe
Gestart werd met de brief die het meest verstuurd werd. Door deze brief als eerste op te leveren is er direct zichtbare toegevoegde waarde voor de business. Er werd gebruik gemaakt van een sjabloon met vaste velden zoals het logo van het label, ruimte voor de NAW gegevens en de datum. Voor de wisselende velden in de brief maakten we in Pega/StreamServe een vraag-antwoordmodel. De gebruiker beantwoordt een aantal vragen, waardoor het systeem precies wat de samenstelling van de brief moet worden. Als alle velden ingevuld zijn, wordt de brief met één druk op de knop verzonden. Deze wordt op het klantportaal gezet of verzonden naar een centrale printstraat en daar geprint. Dit proces is gevolgd voor de 200 verschillende brieven.

Basis voor verdere optimalisaties
Wij geloven dat we klanten pragmatische oplossingen moeten bieden. Met de migratie van de brieven naar Pega/StreamServe is de basis neergezet die de verzekeraar zelf kan blijven optimaliseren. We hebben de business opgeleid, met trainingen en workshops, zodat zij zelf  aanpassingen kunnen doen in het systeem.

HET RESULTAAT

De 200 brieven worden nu gemaakt in Pega/StreamServe in plaats van handmatig door de gebruiker. De verzekeraar had een normtijd van 8 minuten per brief. Nu besteden zij gemiddeld minder dan 3 minuten per brief; een tijdsbesparing van meer dan 5 minuten. Sommige brieven zijn zo slim ingedeeld dat ze automatisch worden verstuurd, zonder dat hier nog handmatig werk aan te pas komt. Momenteel is de gemeten besparing 8000 uur op jaarbasis. Naar verwachting loopt dit op tot 10.000 uur.

 

Wil jij ook aan de slag met digitalisering bij onze klanten in de financiële dienstverlening? Wij zijn op zoek naar een Management Consultant Digital & Transformation. Bekijk de vacature en solliciteer direct.

WELKE KANSEN ZIET U?

 

We maken graag een afspraak.
Bel ons op 020 – 226 01 10 of stuur een e-mail naar info@itds.nl.

 

WAT KLANTEN ZEGGEN

 

Een datakwaliteitsraamwerk bij ONVZ

'ITDS komt met pragmatische oplossingen'

“ITDS kent en begrijpt de richtlijnen van DNB rondom Solvency II datakwaliteit. En weet ook vanuit hun ervaring wat DNB verwacht bij die richtlijnen. Ze hebben hun kennis en ervaring in een zeer prettige samenwerking weten te vertalen naar oplossingen die voor ons werkbaar zijn. De mensen van ITDS houden het niet alleen bij hun bevindingen, maar komen met pragmatische oplossingen die ons helpen om de beheersing van onze datakwaliteit aantoonbaar te kunnen maken."

Johan Poot, Manager Finance & Control – ONVZ

Benieuwd naar de volledige case? Klik hier.

Een internationale IT-strategie en organisatieverandering

'Het gaat om de verandering, mensen meekrijgen'

In iets meer dan 40 jaar is Brunel uitgegroeid van een Delfts bemiddelingskantoor tot een internationale dienstverlener met ruim 11.000 medewerkers in 37 landen. In veel van die landen werd gewerkt met een lokaal IT-systeem en eigen definities. Om toekomstbestendig te zijn, moesten al die systemen vervangen worden door één systeem en één standaard.

Stefan de Boer, Manager Global IT, vertelt over de samenwerking met ITDS.

Een social strategie en implementatie voor OHRA

'Als wij tevreden waren, verlegden zij de lat'

In een paar jaar tijd groeide Social Media bij OHRA uit van ‘iets leuks voor erbij’ tot een volwaardig business- kanaal.

Iris Wezenberg, nu Online Service Manager, maar daarvoor Social Media Manager, vertelt hoe dat tot stand kwam.

Integratie van een nieuw IT-systeem

'Een geslaagde migratie zonder overlast voor de klant'

Michaël Bolt, manager IT van uitvaartorganisatie Yarden, stond voor de uitdaging om een nieuw systeem op te zetten dat de ambities van Yarden verder brengt. ‘We zijn nu in staat om meer naar buiten te kijken, omdat we weten dat het intern goed zit.

Lees hier hoe hij dat voor elkaar kreeg.


Gerelateerde cases

 Bekijk alle cases

GERELATEERDE DIENSTEN

 Bekijk alle diensten

Digital Business

Van digitale transformatie naar digitale werkelijkheid

De wereld waarin we leven heeft de digitale transformatie al lang gemaakt. We vinden het de normaalste zaak van de wereld dat we alles online kunnen regelen, inzien en uitzoeken. Toch is het voor veel banken, verzekeraars en pensioenfondsen een uitdaging om aan te sluiten op deze wereld. Laat staan erop vooruit te lopen. Onze specialisten weten wat er speelt, in Nederland en over de grenzen. En helpen u om uw kansen te verzilveren.

Lees verder

Consultancy

Toekomstbestendige strategieën die zich in de praktijk bewijzen

Één ding is zeker: de branche gaat op z’n kop. Iedereen heeft het over het data science en robotisering. Digitale kanalen vragen om een andere band met uw klant. En over klanten gesproken: die eisen meer transparantie. En dat moet u ook nog eens agile voor elkaar krijgen. Hoe vertaalt u dat naar werkbare oplossingen? Vertrouw op de kennis en kracht van onze experts. Wij vertalen kansrijke ontwikkelingen naar concrete strategieën, die richting geven.

Lees verder

Digitale transformatie

Lees meer

Een digitale transformatie is meer dan een mobiel portaal of chatbot: het is een nieuwe manier van denken en werken. We helpen u daar graag bij. Samen vormen we uw distributiekanalen om tot digitale kanalen. En passen uw producten aan voor online verwerking. Ook maken we uw processen STP en transformeren uw CRM-systeem tot platform voor een écht compleet klantbeeld. Stap voor stap werken we van strategie naar succes.

Lees verder
web-monitoring-ok