Implementatie van een cloud-based platform

Implementatie van een cloud-based platform

cloud-based platform

DE VRAAG

Onze opdrachtgever is bezig met een transitie naar de cloud. Voor hun documentatie maakten zij gebruik van een netwerkschijf. Op deze netwerkschijf stond veel oude documentatie, dubbele documentatie en konden bestanden niet meer teruggevonden worden. Onze hulp werd gevraagd bij de implementatie van een cloud-based platform voor het beheren van de documentatie.

ONZE AANPAK

De aanpak bestond uit een aantal fasen: de opstartfase, de bouw- en testfase, en de implementatie- en migratiefase.

Opstartfase
De wens van de opdrachtgever was om één centrale opslagplek te hebben voor documentatie. Aan de hand van de wensen van de opdrachtgever kozen we voor het platform SharePoint. Samen met SharePoint consultants is gekeken hoe het huidige informatielandschap van de opdrachtgever eruit zag en hoe we dit konden vertalen naar een landschap binnen SharePoint. Daarnaast haalden we de wensen van de interne stakeholders op. Dit schreven we uit in een implementatieplan.

Bouw- en testfase
Om een duidelijk overzicht te creëren is het platform opgedeeld in verschillende thema’s binnen de afdeling. Sommige documenten vielen onder meerdere thema’s. Door middel van ‘tags’ kunnen documenten aan meerdere thema’s verbonden worden. Zo heb je geen dubbele bestanden meer en altijd de meest recente versie beschikbaar. Het bouwen en testen van de omgeving gebeurde tegelijkertijd. SharePoint is eenvoudig in gebruik, waardoor we aanpassingen direct konden doorvoeren.

Implementatie- en migratiefase
Voor de migratie plaatsvond, hebben we met de experts van de thema’s binnen de afdeling bepaald welke documenten over moesten naar de nieuwe omgeving en welke weg konden. Zo is tijdens de migratie alle documentatie direct opgeschoond.

We ontwikkelden trainingen om de medewerkers de basisprincipes van SharePoint uit te leggen. We gaven eerst een basistraining omdat de technische achtergrond van de medewerkers verschillend was. Medewerkers die meer hulp nodig hadden met de overgang kregen een vervolgsessie. Dit gebeurde meestal 1 op 1 of in kleine groepen, zodat we vragen direct konden beantwoorden. Na de implementatie is er een beheerder voor SharePoint aangesteld zodat mensen met vragen altijd een aanspreekpunt hebben.

HET RESULTAAT

Met een migratie naar de cloud kon de netwerkschijf uitgefaseerd worden. Door de migratie is de documentatie flink opgeschoond en beter gestructureerd in SharePoint. Medewerkers kunnen online tegelijkertijd in documenten werken en het is inzichtelijk wie de laatste aanpassingen heeft gedaan. Er zijn geen dubbele documenten meer, terwijl oude versies ook nog steeds toegankelijk zijn. Het cloud-based platform is niet alleen toekomstbestendig, maar ook een stuk goedkoper in onderhoud in vergelijking met een netwerkschijf. Daarnaast sluit de oplossing goed aan op de doelstelling van de opdrachtgever in hun transitie naar de cloud.

Meer weten over onze Consultancy diensten? Klik hier.

 

WELKE KANSEN ZIET U?

 

We maken graag een afspraak.
Bel ons op 020 – 226 01 10 of stuur een e-mail naar info@itds.nl.

 

WAT KLANTEN ZEGGEN

 

Een datakwaliteitsraamwerk bij ONVZ

'ITDS komt met pragmatische oplossingen'

“ITDS kent en begrijpt de richtlijnen van DNB rondom Solvency II datakwaliteit. En weet ook vanuit hun ervaring wat DNB verwacht bij die richtlijnen. Ze hebben hun kennis en ervaring in een zeer prettige samenwerking weten te vertalen naar oplossingen die voor ons werkbaar zijn. De mensen van ITDS houden het niet alleen bij hun bevindingen, maar komen met pragmatische oplossingen die ons helpen om de beheersing van onze datakwaliteit aantoonbaar te kunnen maken."

Johan Poot, Manager Finance & Control – ONVZ

Benieuwd naar de volledige case? Klik hier.

Een internationale IT-strategie en organisatieverandering

'Het gaat om de verandering, mensen meekrijgen'

In iets meer dan 40 jaar is Brunel uitgegroeid van een Delfts bemiddelingskantoor tot een internationale dienstverlener met ruim 11.000 medewerkers in 37 landen. In veel van die landen werd gewerkt met een lokaal IT-systeem en eigen definities. Om toekomstbestendig te zijn, moesten al die systemen vervangen worden door één systeem en één standaard.

Stefan de Boer, Manager Global IT, vertelt over de samenwerking met ITDS.

Een social strategie en implementatie voor OHRA

'Als wij tevreden waren, verlegden zij de lat'

In een paar jaar tijd groeide Social Media bij OHRA uit van ‘iets leuks voor erbij’ tot een volwaardig business- kanaal.

Iris Wezenberg, nu Online Service Manager, maar daarvoor Social Media Manager, vertelt hoe dat tot stand kwam.

Integratie van een nieuw IT-systeem

'Een geslaagde migratie zonder overlast voor de klant'

Michaël Bolt, manager IT van uitvaartorganisatie Yarden, stond voor de uitdaging om een nieuw systeem op te zetten dat de ambities van Yarden verder brengt. ‘We zijn nu in staat om meer naar buiten te kijken, omdat we weten dat het intern goed zit.

Lees hier hoe hij dat voor elkaar kreeg.


Gerelateerde cases

 Bekijk alle cases
web-monitoring-ok