Inrichten Microsoft Dynamics bij een uitvaartverzekeraar
DE VRAAG
Een uitvaartverzekeraar gaat haar (kern)applicaties vervangen door Microsoft Dynamics Customer Engagement (CRM) en Finance & Operations (Finance en Uitvaart). Dit betekent dat de organisatie één standaardpakket gaat gebruiken in plaats van afzonderlijke applicaties per domein. Daardoor moet de verzekeraar het functioneel beheer anders inrichten en gaan drie domeinen samenwerken die dit voorheen niet deden. De vraag vanuit de opdrachtgever: hoe moet functioneel beheer van Microsoft Dynamics 365 worden ingericht in de organisatie? Wij schreven een adviesrapport, implementatieplan en communicatieplan.
ONZE AANPAK
Wensen van de organisatie in kaart brengen
De eerste stap was het in kaart brengen van de wensen vanuit de organisatie en een analyse van de processen, werkwijze, middelen en de betrokken werknemers. We interviewden de stakeholders (managers uit 3 domeinen in de organisatie) om te achterhalen wat zij belangrijk vonden in het functioneel beheer en wat de KPI’s waren. Hierin bevonden we dat de wens is het om functioneel beheer te professionaliseren door onder andere meer gebruik te maken van methodieken als professioneel testen van wijzigingen en incidenten. We creëerden één overzicht met eisen vanuit de stakeholders.
Workshops met functioneel beheerders
Een belangrijk onderdeel van de transitie is het meenemen van de functioneel beheerders in de verandering. In de workshops achterhaalden we hoe zij tegen de pakketverandering aan keken en wat zij belangrijk vinden in de nieuwe situatie. Zo creëerden we draagvlak onder de functioneel beheerders voor de transitie en haalden tegelijkertijd informatie bij ze op.
Presentatie adviesrapport
De interviews en workshops vormen de basis voor een adviesrapport dat bestaat uit drie scenario’s voor de implementatie. Op basis van de wensen van de klant, de KPI’s, de capaciteit en de eventuele impact op de organisatie brachten we een onafhankelijk advies uit. Hierin onderbouw je elk scenario en worden de voor- en nadelen naast elkaar gezet. De scenario’s presenteerden we vervolgens aan de opdrachtgever. Op basis hiervan heeft de opdrachtgever een keuze gemaakt voor één van de scenario’s.
Opstellen implementatie- en communicatieplan
Na een keuze voor één van de scenario’s is er een implementatie- en communicatieplan opgesteld. In het implementatieplan beschreven we stap voor stap welke activiteiten worden uitgevoerd, wanneer verschillende onderdelen opgeleverd moeten worden, welke medewerkers/middelen er nodig zijn en welke opleidingen de functioneel beheerders moeten volgen. Als aanvulling op het implementatieplan schreven we een communicatieplan. In dit plan werd omschreven hoe de verandering gecommuniceerd moet worden binnen de organisatie, waardoor de medewerkers meegenomen worden in de transitie.
HET RESULTAAT
Dankzij onze expertise over Microsoft Dynamics en ervaring in de uitvaartbranche hebben we de verzekeraar geholpen stapsgewijs een transitie te gaan maken van de oude naar de nieuwe inrichting van het functioneel beheer. Door gebruik te maken van Microsoft Dynamics en de nieuwe inrichting van het functioneel beheer is de verzekeraar in staat om haar strategische doelstellingen te realiseren en hun klanten beter te bedienen.
Meer weten over onze Consultancy diensten? Klik hier.
