Uitfasering van legacy systeem: de datamigratie

Uitfasering van legacy systeem: de datamigratie

master data management

DE VRAAG

Verouderde legacy systemen zijn een grote kostenpost voor verzekeraars, zeker wanneer deze draaien op een verouderde IT infrastructuur. Een grote verzekeraar koos daarom voor de uitfasering van één van hun legacy applicaties, de polis- en claimsadministratie. Een deel van de geadministreerde producten in deze applicatie was niet meer in lijn met de huidige productstrategie van de opdrachtgever. Daarom is besloten om het beheer en de uitvoering van deze portefeuille uit te besteden aan een serviceprovider in plaats van te migreren naar interne applicatie. Wij ondersteunden de verzekeraar met de data migratie naar deze serviceprovider: van opstellen van de strategie tot de daadwerkelijke migratie. 

ONZE AANPAK

Hoe je dit aanpakt? Met onze gestandaardiseerde en gecontroleerde migratie-aanpak hebben wij ondersteund in de rollen van Product Owner, Business Analist, IT manager en Projectleider. Het migratietraject werd opgedeeld in de volgende vier stappen. 

 

1.     Keuze serviceprovider en aanvraag DNB

Eerst werd gekozen naar welke serviceprovider de portefeuille gemigreerd zou worden. Vanwege de complexe producten, vele werkzaamheden en strakke deadline voor de migratie van de portefeuille, was er behoefte aan een ervaren en inhoudelijke partij. Na de keuze werd de samenwerking tussen de verzekeraar en serviceprovider aangemeld bij de DNB. Een belangrijke stap, want zonder toestemming van DNB voor de samenwerking kan de migratie niet plaatsvinden. 

 

2.     Voorbereiding migratie

Ten tweede werden de volgende onderdelen geanalyseerd en in kaart gebracht: 

  • De implementatie van de interfaces met externe systemen. Denk aan de koppeling met:
    • een verloningspakket t.b.v. het uitkeren van claims;de ADN berichtenservice om te communiceren met verzekeringsadviseurs;
    • de belastingdienst om zo de jaarlijkse premierenseignering mogelijk te maken.
  • De managementinformatie die de serviceprovider, na conversie, moet leveren aan de verzekeraar. Denk hierbij aan:
    • de aanlevering van polis- en claim gegevens aan het actuariaat en Pricing & Underwriting;
    • de aanlevering van journaalposten aan het grootboek van de verzekeraar.
  • De processen en stakeholders die onderdeel zijn van de portefeuille. De serviceprovider moet deze processen, na conversie, voorzetten en moet voor sommige processen samenwerken met de verzekeraar. Denk bijvoorbeeld aan:
    • de jaarlijkse premieberekening en de communicatie naar eindklanten.
  • Welke producten en contracten onderdeel zijn van de portefeuille.
  • Welke data de service provider nodig heeft om de portefeuille te kunnen administreren.
  • De prioritering van de conversie onderwerpen om zo te bepalen welke activiteiten als eerst uitgevoerd moeten worden.

 

3.     De migratie

Als derde vond de data migratie plaats. Deze bestond uit: 1) het mappen van data, 2) schoning van de data en 3) de daadwerkelijke overgang.

Mappen van data
Na deze analyse was het duidelijk hoe de administratie van de serviceprovider ingericht moest worden en welke data hiervoor nodig is. Aan de hand hiervan kon de bestaande data gemapd worden naar de serviceprovider. Het afstemmen van de mapping is van groot belang, om ervoor te zorgen dat iedereen ‘dezelfde taal spreekt’. Niet elke organisatie gebruikt dezelfde terminologie en het komt voor dat identieke attribuutnamen een andere betekenis hebben bij verschillende stakeholders. Dit vraagt in sommige gevallen om transformatie van data voordat de migratie kan plaatsvinden.

Schoning data
Na de mapping werd de data conform een specifiek template aangeleverd. De oplevering van deze gevulde templates werden opgeleverd vanuit Scrum teams. Om er zeker van te zijn dat de juiste data werd gemigreerd is eerst, waar nodig, de data geschoond en verrijkt door inhoudelijke specialisten vanuit de verzekeraar.

Overgang
Na het inlezen van deze geschoonde en door business ge-akkoordeerde data op een acceptatie omgeving zijn vervolgens meerdere checks uitgevoerd op financiële boekingen, output & data koppelingen door alle stakeholders die betrokken zijn in dit traject om ervoor te zorgen dat deze gegevens ook inhoudelijk juist zijn. Toen alle stakeholders akkoord waren zijn dezelfde acties uitgevoerd op productie en was daarmee de keten operationeel en klaar voor overdracht.

 

4.     Controle en validatie

Tot slot werd de kwaliteit van de gemigreerde data gevalideerd en gewaarborgd via een conversie framework. 

Validatie
Omdat de migratie binnen een kort tijdsbestek is uitgevoerd, is besloten om de volledige data overdracht achteraf te valideren. De validatie heeft plaatsgevonden door voor alle gemigreerde claims een volledige dossieroverdracht uit te voeren vanuit de verzekeraar naar de serviceprovider. Per dossier is gecontroleerd of de migratie correct is uitgevoerd en heeft er aanvulling/correctie plaatsgevonden waar nodig.

Conversie framework
Om de kwaliteit van de migratie te waarborgen is gebruik gemaakt van het conversie framework. Dit framework vormt – samen met de onderliggende bewijslast – een volledig conversiedossier dat dient als audit trail voor het project, de business owner, risk management en externe stakeholders zoals de accountant en de DNB. Het conversie framework biedt structuur aan het project en draagt bij aan een goede project organisatie, voorbereiding, uitvoering en nazorg van de conversie. 

HET RESULTAAT

ITDS heeft bijgedragen aan een soepele en flexibele naar de serviceprovider. Dankzij de vlekkeloze migratie kon de legacy applicatie op de afgesproken deadline uitgezet worden. De portefeuille is succesvol in beheer genomen bij de serviceprovider en zijn de eindklanten tevreden over de huidige dienstverlening. Daarnaast levert dit de verzekeraar een flinke maandelijkse kostenbesparing op.

Meer weten over onze Implementatie diensten? Klik hier

 

WELKE KANSEN ZIET U?

 

We maken graag een afspraak.
Bel ons op 020 – 226 01 10 of stuur een e-mail naar info@itds.nl.

 

WAT KLANTEN ZEGGEN

 

Een datakwaliteitsraamwerk bij ONVZ

'ITDS komt met pragmatische oplossingen'

“ITDS kent en begrijpt de richtlijnen van DNB rondom Solvency II datakwaliteit. En weet ook vanuit hun ervaring wat DNB verwacht bij die richtlijnen. Ze hebben hun kennis en ervaring in een zeer prettige samenwerking weten te vertalen naar oplossingen die voor ons werkbaar zijn. De mensen van ITDS houden het niet alleen bij hun bevindingen, maar komen met pragmatische oplossingen die ons helpen om de beheersing van onze datakwaliteit aantoonbaar te kunnen maken."

Johan Poot, Manager Finance & Control – ONVZ

Benieuwd naar de volledige case? Klik hier.

Een internationale IT-strategie en organisatieverandering

'Het gaat om de verandering, mensen meekrijgen'

In iets meer dan 40 jaar is Brunel uitgegroeid van een Delfts bemiddelingskantoor tot een internationale dienstverlener met ruim 11.000 medewerkers in 37 landen. In veel van die landen werd gewerkt met een lokaal IT-systeem en eigen definities. Om toekomstbestendig te zijn, moesten al die systemen vervangen worden door één systeem en één standaard.

Stefan de Boer, Manager Global IT, vertelt over de samenwerking met ITDS.

Een social strategie en implementatie voor OHRA

'Als wij tevreden waren, verlegden zij de lat'

In een paar jaar tijd groeide Social Media bij OHRA uit van ‘iets leuks voor erbij’ tot een volwaardig business- kanaal.

Iris Wezenberg, nu Online Service Manager, maar daarvoor Social Media Manager, vertelt hoe dat tot stand kwam.

Integratie van een nieuw IT-systeem

'Een geslaagde migratie zonder overlast voor de klant'

Michaël Bolt, manager IT van uitvaartorganisatie Yarden, stond voor de uitdaging om een nieuw systeem op te zetten dat de ambities van Yarden verder brengt. ‘We zijn nu in staat om meer naar buiten te kijken, omdat we weten dat het intern goed zit.

Lees hier hoe hij dat voor elkaar kreeg.


Gerelateerde cases

 Bekijk alle cases

GERELATEERDE DIENSTEN

 Bekijk alle diensten

Implementatie

Lees meer

De continue druk op financiële dienstverleners om sneller, beter en kosten efficiënt te presteren stellen strenge eisen aan de IT ondersteuning.

Lees verder

Migratie

Lees meer

Een nieuw systeem, aangepaste processen en vernieuwde producten hebben impact. Data volledig, juist en tijdig overzetten op een wijze zodat dit auditable is voor interne- en externe toezichthouders is een vak apart.

Lees verder
web-monitoring-ok