De implementatie van een nieuw backoffice systeem
DE VRAAG
Een internationale bank vroeg ons om het hypothecaire landschap te vernieuwen. Onze scope in deze was de implementatie van een nieuw backoffice systeem: SAP Banking Services. Wij moesten deze aansluiten op twee frontoffice systemen voor bedrijven en particulieren, maar ook de aansluiting op Data Warehouse systemen voor in- en externe-rapportages naar de DNB en AFM. Wij vervulden hierin de consultancy-rol met het doel de “time to market” voor nieuwe producten te versnellen en bestaande processen te verbeteren.
ONZE AANPAK
Om de bedrijfsprocessen goed in kaart te brengen, maakten wij gebruik van brown paper-sessies. In deze sessies bespraken we de scope gericht op de uitvoering van het backoffice systeem. Deze scope betreft het moment dat de lening is afgesloten tot het volledig afbetalen van de lening en is beëindigd. Processen als uitbetaling van de lening, facturatie van de maandelijkse termijnen, extra- of algehele aflossingen, renteherzieningen en alle correspondentie triggers gedurende de doorlooptijd, zijn enkele voorbeelden.
Backoffice uitvoering
Door de Scrum-methodiek toe te passen konden wij elk proces in user-stories opsplitsen en in onze backlog bijhouden. Elke sprint (drie weken) leverden wij onderdelen van de vastgelegde processen op, bestaande uit: de uitvoering, supportdocumenten voor het financieel service center, blauwdrukken van de huidige werking van het systeem en technische/functionele documentatie.
De initiële focus binnen het project was de volledige ondersteuning van het proces voor bedrijven. Omdat er veel overlap met het particuliere proces was, werden de generieke processen voor particulieren hierin ook meegenomen.
Door de succesvolle uitvoering en ondersteuning van de processen voor bedrijven, is er vanuit de bank besloten om in eerste instantie nieuwe bedrijven-leningen toe te staan. In een later traject zijn alle bedrijven-leningen vanuit het oude systeem naar het nieuwe backoffice systeem gemigreerd.
Om beter controle te hebben op de complexiteit van het project en het streven naar efficiëntie is er vanuit projectmanagement gekozen voor het DevOps model.
Data rapportage
Parallel met de uitvoering van de backoffice, werd het Data Warehouse (DWH) landschap voorbereid op de datastroom die vanuit het backoffice systeem zou komen. Wij ondersteunden het DWH met de vertaling van de door hun verkregen data velden naar de noodzakelijk functionele rapportages.
HET RESULTAAT
De internationale bank maakt inmiddels voor de afdeling bedrijven volledig gebruik van het backoffice systeem voor nieuwe en bestaande leningen. Het nieuwe systeem ondersteunt een snellere “time to market” werking om nieuwe producten sneller te promoten met minder onderhoud. De bank kan door het vernieuwde landschap bij blijven met concurrerende FinTech bedrijven.
Daarnaast gaan de data stromen naar het Data Warehouse nu sneller met de verbeterde technologie. De bank kan hierdoor sneller en efficiënter aan hun rapportages voldoen richting de risk-afdelingen, DNB en de AFM.
